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Organízate para el éxito – 7 ideas para organizarte mejor en 2018

La vida es bella y parte de esa belleza la aporta la espontaneidad.  Sin embargo, una buena dosis de organización y planificación nos viene bien a todos.  El planificar te permite aprovechar mejor tu principal activo, el tiempo.  Tiempo = vida.  En este 2018, organízate para el éxito.

Piensa que si careces de planificación estás dejando tu valioso tiempo a merced de los demás, de las circunstancias fortuitas del día a día o de los planes que otros han establecido.

La planificación te ayuda también a simplificar tus decisiones porque te permite ver con más claridad tus prioridades.

Inspirada en muchos líderes actuales o vigentes (aunque ya no estén entre nosotros) y personas a las que sigo y admiro, comparto estas ideas.

Organize yourself for success – 7 ideas to organize yourself better in 2018

Life is beautiful and part of that beauty is spontaneity. However, a good dose of organization and planning is good for everyone. Planning allows you to take advantage of your main asset, time. Time = life.  In 2018, one of your main goals can be organize yourself for success.

Think that if you lack planning you are leaving your valuable time at the mercy of others, the fortuitous daily circumstances or the plans that others have established.

Planning also helps you simplify your decisions because it allows you to see your priorities more clearly.

Inspired by many current leaders (although they are no longer with us) and people that I follow and admire, I share these ideas.

Un hábito ganador

Organízate para el éxito Uno de los hábitos que comúnmente encontrarás en las personas que podemos considerar exitosas es la organización.  No significa que tu vida tiene que estar perfectamente planeada (relee la primera línea de este blog) sino que semanalmente, determinas un tiempo en el que revisas tus metas, tus relaciones, tus actividades; defines lo que es para ti más importante o prioritario y le das dentro de tus 168 horas semanales, ese espacio que merecen.

Reconocerás lo que es importante para ti porque cuando lo haces, te aporta significado y propósito, sientes que es algo esencial, lo disfrutas, te recarga y si dejas de ejecutar o descuidas estas acciones, a mediano plazo tendrás crisis o consecuencias desagradables.

A winning habit

One of the habits that you will commonly find in successful people is the organization. It does not mean that your life has to be perfectly planned (read again the first line of this blog) but weekly, you determine a time in which you review your goals, your relationships, your activities; you define what is most important or set priorities for you and you give it to your 168 hours per week, the right amount of time.

You will recognize what is important to you because when you do it, it gives you meaning and purpose, you feel that it is something essential, you enjoy it, it recharges you and if you stop executing or neglecting these actions, in the medium term you will have unpleasant crises or consequences.

Vives apagando fuegos o fluyes con alegría

Cuando hay cero o muy poca planificación, aunque hagas muchas cosas, tendrás esa sensación de que no has hecho nada.  Pasas una buena parte de tu semana apagando fuegos, corriendo de un lado a otro, agitado, te desgastas, te llegas a sentir cansado pero al final te percatas que mucho de lo realizado tiene un bajo valor para ti o muy poca conexión con esas metas o relaciones que defines como claves en tu vida.

Por el contrario, cuando realizas tu planificación semanal y la acompañas con una revisión diaria, te aseguras de bloquear tiempo para esas actividades de alto valor e impacto en tu vida; justo esas que te brindarán energía, sentido de propósito y son las que te recargarán para que puedas hacer todo lo demás.  Igualmente podrás separar minutos u horas para tus relaciones más importantes.  Así fluirás durante la semana con alegría y, aunque se presenten desafíos, urgencias o imprevistos, tendrás una dosis extra de energía y optimismo para manejarlos.

Putting out fires or flowing with joy

When there is zero or too little planning, even if you do a lot of things, you will have that feeling that you have not done anything. You spend a good part of your week putting out fires, running from one place to another, agitated, burned out, you feel tired but in the end you realize that much of what has been done has a low value for you or very little connection with those goals or relationships that you define as keys in your life.

On the contrary, when you make your weekly planning and a daily review, you make sure to block time for those activities of high value and impact on your life; just those that will give you energy, sense of purpose and are those that will recharge you so you can do everything else. You can also separate minutes or hours for your most important relationships. This way you will flow during the week with joy and, even if there are challenges, emergencies or unforeseen events, you will have an extra dose of energy and optimism to handle them.

Listos para organizarnos mejor en 2018, aquí vamos.  Organízate para el éxito.

#1 DEFINE TU SISTEMA DE PLANIFICACIÓN PERSONAL.

Cuando en algún taller pregunto a los participantes cómo manejan la planificación un alto porcentaje responde que no anotan, sino que llevan muchas de sus tareas en la mente.

Aunque la mente humana es poderosa hay actividades más significativas, como crear, analizar, encontrar soluciones, aprender algo, en las que puedes aprovechar este maravilloso recurso. Para registrar información, aunque la mente es buen disco duro, no es el uso más sabio.

La planificación funciona mejor cuando registras tus actividades (tareas, citas o compromisos, proyectos o fechas claves) en algo físico o virtual.  Puede ser una agenda, un calendario o tablero con post its, un app, Google calendar, lo que quieras.

Elige el sistema que vaya mejor con tu personalidad, con tu estilo de vida y tu forma de ser, pero define ese “sistema” mediante el cual vas a registrar tus actividades, revisarlas semanalmente, validar si las realizaste o no, y si es necesario, reprogramarlas.


Ready to organize better in 2018, here we go.

DEFINE YOUR PERSONAL PLANNING SYSTEM.

When in a workshop I ask the participants how they handle planning, a high percentage responds that they do not write, but that they carry many of their tasks in mind.

Although the human mind is powerful, there are more significant activities, such as creating, analyzing, finding solutions, learning something, in which you can take advantage of this wonderful resource. To record information, although the mind is a good hard drive, it is not the wisest use.

Planning works best when you record your activities (tasks, appointments or commitments, projects or key dates) in something physical or virtual. It can be an agenda, a calendar or board with post its, an app, Google calendar, whatever you want.

Choose the system that best suits your personality, your lifestyle and your way of being, but define that “system” by which you will register your activities, review them weekly, validate whether you did them or not, and if necessary, reprogram them.

#2 PLANIFICA DE FORMA INTEGRAL

Eres de los que solo agenda los compromisos profesionales y qué pasó con tu vida personal, esa también es importante, de hecho es la que le da sentido a todo lo demás.

A partir de ahora incluye en tu planificación todos los roles claves, tanto profesionales como personales y lo que cada uno de ellos conlleva (citas, proyectos, fechas claves como cumpleaños, aniversarios, etc).


PLAN INTEGRALLY

You are one of those who only schedule professional commitments and what happened to your personal life, that is also important, in fact. it is the one that gives meaning to everything else.

From now you should include in your planning all the key roles, both professional and personal and what each of them entails (appointments, projects, key dates such as birthdays, anniversaries, etc).

#3 APRENDE A DECIR NO

Puedes decir un NO negociado, que muestre respeto hacia el otro y consideración hacia su solicitud.  No se trata de decirle no a todo y dejar de cooperar con los demás, sino evitar siempre interrumpir o posponer algo que es valioso para ti a fin de hacer lo que otros te solicitan.

Aprendes a decir que no puedes en ese momento porque eliges hacer una tarea o acción importante para ti.  Luego consultas a la otra persona si su solicitud puede ser atendida posteriormente (en una hora, unos minutos o al día siguiente).

Aunque sea un jefe, si ve que estás organizado y puedes darle un argumento de peso para no atender de forma inmediata algo que no es urgente, es muy probable que lo entienda.  El inconveniente surge cuando dices No porque tienes “mucho que hacer” pero no sabes respaldar con evidencia cuáles son esas muchas tareas y prioridades entre las que debes elegir.


LEARN TO SAY NO

You can say a negotiated NO, that shows respect towards the other and consideration towards your request. It is not about saying no to everything and stop cooperating with others, but always avoid interrupting or postponing something that is valuable to you in order to do what others ask you to do.

You learn to say that you can not at that moment because you choose to do an important task or action for you. Then ask the other person if your request can be answered later (in an hour, a few minutes or the next day).

Even if you are a boss, if you see that you are organized and can give you a strong argument to not immediately address something that is not urgent, it is very likely that you understand. The problem arises when you say No because you have “a lot to do” but you can not back up with evidence what are those many tasks and priorities among which you must choose.

#4 REVISA A DIARIO TU INTEGRIDAD

Poner lo importante primero y dejarle espacio en la planificación no es suficiente, requiere de parte tuya disciplina, compromiso contigo e integridad.  Es esencial que seas firme.  Antes de establecer un compromiso pregúntate si estás de verdad dispuesto a cumplirlo o no.  Si sientes que no, es mejor ser sincero y decirlo en el momento y pagar el precio de ello, que decir un sí complaciente y luego quedar mal.

Esto aplica también con nosotros mismos.  Si me comprometo a madrugar para hacer ejercicios, es porque lo voy a hacer, sino mejor no lo anoto porque el ver cada día como incumplo mis propios compromisos refuerza mi idea de que soy incumplido.


REVIEW YOUR INTEGRITY DAILY

Putting the important first and leaving space in planning is not enough, requires part of your discipline, commitment to you and integrity. It is essential that you be firm. Ask yourself if you are really willing to comply or not. If you feel that it is not, it is better, to be honest and say it at the moment and pay the price for it, than to say yes complacent and then look bad.

This also applies to ourselves. If I commit myself to getting up early to do exercises, it’s because I’m going to do it, but I better not write it down because seeing each day as I violate my own commitments reinforces my idea that I am unfulfilled.

#5 PLANIFICA SEMANALMENTE

Una semana es un periodo mucho más completo para manejar tus actividades de forma equilibrada.  Una semana te proporciona 7 días o 168 horas para distribuir actividades del plano personal y profesional y poder establecer un balance, de modo que no solo te enfoques en “apagar fuegos”, lo del día a día sino en trabajar gradualmente en metas, proyectos y propósitos de vida.

La recomendación es que cada semana elijas un día (de preferencia domingo o lunes) en el que puedas tomar 20 a 30 minutos para revisar fechas, ver pendientes de la semana previa y reacomodarlos.  Mientras haces este ejercicio conecta con tus metas, tus roles y relaciones más importantes y asegúrate que dentro de tu planificación le provees lapsos de calidad.


MAKE A WEEKLY PLAN

A week is a much more complete period to manage your activities in a balanced way. One week gives you 7 days or 168 hours to distribute personal and professional activities and to establish a balance so that you not only focus on “putting out fires”, the day to day but to work gradually on goals, projects, and life purposes.

The recommendation is that each week you choose a day (preferably Sunday or Monday) in which you can take 20 to 30 minutes to check dates, see the previous week’s pending and rearrange them. While doing this exercise connect with your goals, your most important roles. and relationships and make sure that within your planning you provide quality lapses.

#6 DEJA ESPACIOS LIBRES EN TU PLANIFICACIÓN

Si tu semana está llena de citas, proyectos y compromisos con toda seguridad no vas a poder manejar los imprevistos, que están y estarán a la orden del día, o perderás oportunidades que pueden presentarse.

Una agenda demasiado llena, no es realista ni efectiva.  Es posible que tengas un par de semanas apretadas al año pero deben ser la excepción y no la regla.


LEAVE FREE SPACES IN YOUR PLANNING

If your week is full of appointments, projects, and commitments, you will not be able to handle unexpected events, which are and will be the order of the day, or you will lose opportunities that may arise.

An overly full agenda is neither realistic nor effective. You may have a couple of tight weeks a year but they should be the exception and not the rule.

#7 AJUSTA TU PARADIGMA

Si ya te acostumbraste a responder a todo lo que te gusta “no tengo tiempo” aunque clamas por más equilibrio en tu vida, necesitas ajustar la forma en la que ves la vida.

Sí, es cierto, tienes muchas tareas, es un desafío organizarte pero como dijo Lao Tsé, “un camino de mil millas empieza por un paso.”

En este caso el paso 1 es reconocer que te has dejado seducir y llevar por las urgencias, el papel de superhéroe, la falta de planificación, la presión de otros.  El paso 2 es entender que todas esas acciones que llevas a cabo como hormiga, pierden sentido si no están conectadas con tu propósito, tus metas, tus mayores anhelos.

El paso 3 es decidirte a tomar las riendas de tu vida, a ser el protagonista y no el seguidor, a ser el conductor y no el copiloto.  Aquí es donde abres un espacio para cada semana visualizar lo que deseas hacer, incluirlo en tus planes y ver en el tiempo que queda cómo acomodas lo demás.

Los planes no son infalibles, sin embargo nos brindan un norte y un sentido de propósito y eso genera un alma en paz, un espíritu positivo y una vida que fluye con alegría entre sus torbellinos, sus urgencias y sus prioridades.


ADJUST YOUR PARADIGM

If you already got used to responding to everything you like “I do not have time” although you cry for more balance in your life, you need to adjust the way you see life.

Yes, it’s true, you have many tasks, it’s a challenge to organize yourself but as Lao Tzé said, “a thousand mile journey starts with one step.”

In this case, step 1 is to recognize that you have let yourself be seduced and carried away by emergencies, the role of superhero, the lack of planning, the pressure of others. Step 2 is to understand that all those actions that you carry out as an ant, lose meaning if they are not connected with your purpose, your goals, your greatest desires.

Step 3 is to decide to take the reins of your life, to be the protagonist and not the follower, to be the driver and not the co-pilot. This is where you open a space for each week to visualize what you want to do, include it in your plans and see in the remaining time how you accommodate the rest.

The plans are not infallible, but they give us a sense of purpose and that generates a soul in peace, a positive spirit and a life that flows with joy among its whirlwinds, its urgencies, and its priorities.


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KEEP LIFE SIMPLE TODAY!

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