Organízate para el éxito – 7 ideas para organizarte mejor en 2023

La vida es bella y parte de esa belleza la aporta la espontaneidad.  Sin embargo, una buena dosis de organización y planificación nos viene bien a todos.  El planificar te permite aprovechar mejor tu principal activo, el tiempo.  Tiempo = vida.  Por ello te damos ideas para organizarte mejor en 2023.

Piensa que si careces de planificación estás dejando tu valioso tiempo a merced de los demás, de las circunstancias fortuitas del día a día o de los planes que otros han establecido.

La planificación te ayuda también a simplificar tus decisiones porque te permite ver con más claridad tus prioridades.

Inspirada en muchos líderes actuales o vigentes (aunque ya no estén entre nosotros) y personas a las que sigo y admiro, comparto estas ideas.

Un hábito ganador

Uno de los hábitos que comúnmente encontrarás en las personas que podemos considerar exitosas es la organización.

No significa que tu vida tiene que estar perfectamente planeada (relee la primera línea de este blog) sino que semanalmente, determinas un tiempo en el que revisas tus metas, tus relaciones, tus actividades; defines lo que es para ti más importante o prioritario y le das dentro de tus 168 horas semanales, ese espacio que merecen.

Reconocerás lo que es importante para ti porque cuando lo haces, te aporta significado y propósito, sientes que es algo esencial, lo disfrutas, te recarga y si dejas de ejecutar o descuidas estas acciones, a mediano plazo tendrás crisis o consecuencias desagradables.

Vives apagando fuegos o fluyes con alegría

Cuando hay cero o muy poca planificación, aunque hagas muchas cosas, tendrás esa sensación de que no has hecho nada.  Pasas una buena parte de tu semana apagando fuegos, corriendo de un lado a otro, agitado, te desgastas, te llegas a sentir cansado pero al final te percatas que mucho de lo realizado tiene un bajo valor para ti o muy poca conexión con esas metas o relaciones que defines como claves en tu vida.

Por el contrario, cuando realizas tu planificación semanal y la acompañas con una revisión diaria, te aseguras de bloquear tiempo para esas actividades de alto valor e impacto en tu vida; justo esas que te brindarán energía, sentido de propósito y son las que te recargarán para que puedas hacer todo lo demás.

Igualmente podrás separar minutos u horas para tus relaciones más importantes.  Así fluirás durante la semana con alegría y, aunque se presenten desafíos, urgencias o imprevistos, tendrás una dosis extra de energía y optimismo para manejarlos.

Listos para organizarte mejor en 2023, aquí vamos.  Organízate para el éxito.

#1 DEFINE TU SISTEMA DE PLANIFICACIÓN PERSONAL

Cuando en algún taller pregunto a los participantes cómo manejan la planificación un alto porcentaje responde que no anotan, sino que llevan muchas de sus tareas en la mente.

Aunque la mente humana es poderosa hay actividades más significativas, como crear, analizar, encontrar soluciones, aprender algo, en las que puedes aprovechar este maravilloso recurso. Para registrar información, aunque la mente es buen disco duro, no es el uso más sabio.

La planificación funciona mejor cuando registras tus actividades (tareas, citas o compromisos, proyectos o fechas claves) en algo físico o virtual.  Puede ser una agenda, un calendario o tablero con post its, un app, Google calendar, lo que quieras.

Elige el sistema que vaya mejor con tu personalidad, con tu estilo de vida y tu forma de ser, pero define ese “sistema” mediante el cual vas a registrar tus actividades, revisarlas semanalmente, validar si las realizaste o no, y si es necesario, reprogramarlas.

Hay varios apps que te pueden ayudar en esta tarea como Google Calendar, Google Keep, Tick Tick, Trello, Habitica y One Note.

#2 PLANIFICA DE FORMA INTEGRAL

Eres de los que solo agenda los compromisos profesionales y qué pasó con tu vida personal, esa también es importante, de hecho es la que le da sentido a todo lo demás.

#3 APRENDE A DECIR NO

Puedes decir un NO negociado, que muestre respeto hacia el otro y consideración hacia su solicitud.

No se trata de decirle no a todo y dejar de cooperar con los demás, sino evitar siempre interrumpir o posponer algo que es valioso para ti a fin de hacer lo que otros te solicitan.

Aprendes a decir que no puedes en ese momento porque eliges hacer una tarea o acción importante para ti.  Luego consultas a la otra persona si su solicitud puede ser atendida posteriormente (en una hora, unos minutos o al día siguiente).

Aunque sea un jefe, si ve que estás organizado y puedes darle un argumento de peso para no atender de forma inmediata algo que no es urgente, es muy probable que lo entienda.  El inconveniente surge cuando dices No porque tienes “mucho que hacer” pero no sabes respaldar con evidencia cuáles son esas muchas tareas y prioridades entre las que debes elegir.

#4 REVISA A DIARIO TU INTEGRIDAD

Poner lo importante primero y dejarle espacio en la planificación no es suficiente, requiere de parte tuya disciplina, compromiso contigo e integridad.  Es esencial que seas firme.

Antes de establecer un compromiso pregúntate si estás de verdad dispuesto a cumplirlo o no.  Si sientes que no, es mejor ser sincero y decirlo en el momento y pagar el precio de ello, que decir un sí complaciente y luego quedar mal.

Esto aplica también con nosotros mismos.  Si me comprometo a madrugar para hacer ejercicios, es porque lo voy a hacer, sino mejor no lo anoto porque el ver cada día como incumplo mis propios compromisos refuerza mi idea de que soy incumplido.

#5 PLANIFICA SEMANALMENTE

Una semana es un periodo mucho más completo para manejar tus actividades de forma equilibrada.

Una semana te proporciona 7 días o 168 horas para distribuir actividades del plano personal y profesional y poder establecer un balance, de modo que no solo te enfoques en “apagar fuegos”, lo del día a día sino en trabajar gradualmente en metas, proyectos y propósitos de vida.

La recomendación es que cada semana elijas un día (de preferencia domingo o lunes) en el que puedas tomar 20 a 30 minutos para revisar fechas, ver pendientes de la semana previa y reacomodarlos.

Mientras haces este ejercicio conecta con tus metas, tus roles y relaciones más importantes y asegúrate que dentro de tu planificación le provees lapsos de calidad.

Esta es otra de las recomendaciones valiosas que hizo el Dr. Stephen Covey en Los 7 Hábitos de las personas Altamente Efectivas.

#6 DEJA ESPACIOS LIBRES EN TU PLANIFICACIÓN

Si tu semana está llena de citas, proyectos y compromisos con toda seguridad no vas a poder manejar los imprevistos, que están y estarán a la orden del día, o perderás oportunidades que pueden presentarse.

Una agenda demasiado llena, no es realista ni efectiva.  Es posible que tengas un par de semanas apretadas al año pero deben ser la excepción y no la regla.

#7 AJUSTA TU PARADIGMA

Si ya te acostumbraste a responder a todo lo que te gusta “no tengo tiempo” aunque clamas por más equilibrio en tu vida, necesitas ajustar la forma en la que ves la vida.

Sí, es cierto, tienes muchas tareas, es un desafío organizarte pero como dijo Lao Tsé, “un camino de mil millas empieza por un paso.”

En este caso el paso 1 es reconocer que te has dejado seducir y llevar por las urgencias, el papel de superhéroe, la falta de planificación, la presión de otros.

El paso 2 es entender que todas esas acciones que llevas a cabo como hormiga, pierden sentido si no están conectadas con tu propósito, tus metas, tus mayores anhelos.

El paso 3 es decidirte a tomar las riendas de tu vida, a ser el protagonista y no el seguidor, a ser el conductor y no el copiloto.  Aquí es donde abres un espacio para cada semana visualizar lo que deseas hacer, incluirlo en tus planes y ver en el tiempo que queda cómo acomodas lo demás.

Los planes no son infalibles, sin embargo nos brindan un norte y un sentido de propósito y eso genera un alma en paz, un espíritu positivo y una vida que fluye con alegría entre sus torbellinos, sus urgencias y sus prioridades.

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